Combien d'heures par semaine passez-vous sur des tâches répétitives ?
5 heures ? 10 heures ? 20 heures ?
La réponse typique que j'obtiens de mes clients : "Je ne sais pas exactement, mais beaucoup trop."
Voici la vérité : 80% des tâches administratives de votre business peuvent être automatisées grâce à l'IA et aux outils no-code.
Dans ce guide, je vous donne le framework exact que j'utilise avec mes clients pour identifier, prioriser, et automatiser ces tâches.
J'ai développé ce framework après avoir automatisé les process de 50+ entreprises.
Analyser → Trier → Lister → Automatiser → Scaler
Pendant 1 semaine, notez TOUT ce que vous faites :
## Template de Logging (à remplir chaque jour)
### Lundi - [Date]
| Heure | Tâche | Durée | Catégorie | Répétitive ? |
|-------|-------|-------|-----------|--------------|
| 9:00 | Emails | 45min | Admin | ✅ Quotidien |
| 9:45 | Réunion équipe | 30min | Management | ✅ Hebdo |
| 10:15 | Création devis | 60min | Commercial | ✅ Variable |
| ... | ... | ... | ... | ... |
Catégories suggérées :
Après 1 semaine, classez chaque tâche répétitive :
IMPACT ÉLEVÉ
│
┌──────────────┼──────────────┐
│ │ │
│ QUICK │ HIGH │
│ WINS │ VALUE │
│ ⭐⭐⭐ │ ⭐⭐⭐⭐⭐ │
│ │ │
────┼──────────────┼──────────────┼────
│ │ │ COMPLEXITÉ
│ NICE TO │ DON'T │
│ HAVE │ BOTHER │
│ ⭐⭐ │ ⭐ │
│ │ │
└──────────────┼──────────────┘
│
IMPACT FAIBLE
Comment positionner :
| Axe | Questions | |-----|-----------| | Impact | Combien de temps ça prend ? Combien ça coûte en erreurs ? | | Complexité | Combien d'étapes ? Combien de décisions humaines ? Combien d'exceptions ? |
Créez votre liste ordonnée :
## Backlog Automatisation - [Votre Entreprise]
### 🔴 Priorité 1 (Quick Wins) - Cette semaine
1. [ ] Emails de confirmation commande
2. [ ] Notification Slack nouvelles ventes
3. [ ] Backup automatique des fichiers
### 🟡 Priorité 2 (High Value) - Ce mois
1. [ ] Qualification automatique des leads
2. [ ] Génération de devis
3. [ ] Reporting hebdomadaire
### 🟢 Priorité 3 (Nice to Have) - Ce trimestre
1. [ ] Onboarding client automatisé
2. [ ] Veille concurrentielle
3. [ ] Social media scheduling
Pour chaque tâche, définissez :
## Fiche Automatisation
**Tâche :** [Nom de la tâche]
**Trigger :** Qu'est-ce qui déclenche cette tâche ?
- [ ] Événement (nouveau lead, nouveau email, etc.)
- [ ] Horaire (tous les jours à 9h, etc.)
- [ ] Manuel (bouton, commande)
**Input :** De quelles données j'ai besoin ?
- [ ] Données formulaire
- [ ] Données CRM
- [ ] Données comptables
- [ ] Autre : ___
**Process :** Quelles sont les étapes ?
1. ___
2. ___
3. ___
**Output :** Quel est le résultat attendu ?
- [ ] Email envoyé
- [ ] Donnée créée/modifiée
- [ ] Notification
- [ ] Autre : ___
**Outils :** Qu'est-ce que je vais utiliser ?
- Automation : Make / Zapier / n8n
- IA : ChatGPT / Claude API
- Autres : ___
**Effort estimé :** ___ heures
**Temps gagné/mois :** ___ heures
**ROI :** ___x
Une fois automatisé :
ROI = (Valeur Gagnée - Coût) / Coût × 100
Valeur Gagnée = (Heures économisées × Taux horaire) + (Erreurs évitées × Coût erreur)
Coût = (Temps de setup × Taux horaire) + (Abonnements outils annuels)
Automatisation : Qualification de leads automatique
| Élément | Calcul | Montant | |---------|--------|---------| | Temps avant | 10 leads/jour × 5min × 20 jours | 16.6h/mois | | Temps après | 10min de review par jour | 3.3h/mois | | Heures gagnées | 16.6 - 3.3 | 13.3h/mois | | Valeur @100€/h | 13.3 × 100 × 12 | 16,000€/an | | Setup | 4h × 100€ | 400€ | | Outils | Make Pro 12 × 29$ | 350€/an | | Coût total | | 750€ | | ROI | (16000-750)/750 × 100 | 2033% |
Conclusion : Pour 750€ investis, vous récupérez 16,000€ de valeur.
Email reçu → GPT analyse → Router vers dossier approprié
⏱️ Gain : 30min/jour
Email entrant → Analyse intention → Draft de réponse → Notification
⏱️ Gain : 45min/jour
Demande de meeting → Calendly/Cal.com → Confirmation auto → Rappel J-1
⏱️ Gain : 20min/jour
Facture reçue (email) → OCR → Ajout comptabilité → Programmation paiement
⏱️ Gain : 2h/semaine
Formulaire soumis → Ajout Airtable/HubSpot → Email bienvenue → Alerte Slack
⏱️ Gain : 5min/lead
Nouveau lead → GPT scoring → Router A/B/C → Action appropriée
⏱️ Gain : 5min/lead + meilleure conversion
Deal inactif > 3 jours → Email de relance personnalisé (GPT)
⏱️ Gain : 30min/jour + +15% réponses
Infos client + services choisis → Template PDF → Email au client
⏱️ Gain : 30min/devis
Vente conclue → Séquence onboarding → Demande review J+30
⏱️ Gain : 20min/client
RSS/Twitter → Filtre par pertinence → Résumé GPT → Slack/Notion
⏱️ Gain : 1h/jour
Article blog publié → GPT crée 5 posts LinkedIn → Programmation Buffer
⏱️ Gain : 2h/article
Lundi 9h → Agréger contenus semaine → GPT rédige intro → Send
⏱️ Gain : 3h/semaine
Daily → Scrape concurrents → Analyse GPT → Rapport Notion
⏱️ Gain : 2h/semaine + insights stratégiques
Nouveau client → Créer espace Notion → Envoyer welcome pack → Tâches équipe
⏱️ Gain : 1h/client
Statut commande change → Email/SMS client → Update dashboard
⏱️ Gain : 15min/commande
Nouveau ticket → Analyse GPT → Route vers agent approprié → Suggestion réponse
⏱️ Gain : 5min/ticket + satisfaction client
Vendredi 17h → Pull data sources → Générer rapport → Email stakeholders
⏱️ Gain : 2h/semaine
Nouvel employé → Créer comptes → Envoyer docs → Programmer meetings
⏱️ Gain : 4h/nouvel employé
Fin de projet → Envoyer survey → Analyser réponses → Rapport
⏱️ Gain : 30min/projet
Tâche avec deadline → Rappel J-3, J-1, Jour J → Escalade si non fait
⏱️ Gain : Deadlines respectées + moins de stress
Top 5 automatisations :
Stack recommandé : Shopify + Klaviyo + Make
Top 5 automatisations :
Stack recommandé : HubSpot + Intercom + Make + Segment
Top 5 automatisations :
Stack recommandé : Notion + Make + Toggl + PandaDoc
Top 5 automatisations :
Stack recommandé : Calendly + ConvertKit + Make + Notion
| Outil | Usage | Prix | |-------|-------|------| | Make (Free) | Automatisation | 0$ | | ChatGPT Plus | IA générale | 20$ | | Notion | Database/Docs | 0-10$ | | Google Workspace | Email/Calendar | 6$ |
Total : ~35$/mois
| Outil | Usage | Prix | |-------|-------|------| | Make Pro | Automatisation | 29$ | | OpenAI API | IA dans workflows | ~30$ | | Airtable Plus | Database | 20$ | | Slack Pro | Communication | 8$ | | Calendly Pro | Scheduling | 12$ |
Total : ~100$/mois
| Outil | Usage | Prix | |-------|-------|------| | Make Teams | Automatisation | 99$ | | HubSpot Starter | CRM | 50$ | | Notion Business | Workspace | 25$ | | Segment | Data | 120$ | | Custom solutions | Spécifique | Variable |
Total : ~300$/mois
❌ Erreur :
Mon process prend 2h → Je l'automatise → Il prend toujours 2h (mais automatiquement)
✅ Solution :
Mon process prend 2h → Je l'optimise à 30min → Je l'automatise → 2min
❌ Erreur :
Email client → IA répond automatiquement → Client reçoit réponse stupide → Client furieux
✅ Solution :
Email client → IA draft réponse → Notif pour validation → Envoi après approval
❌ Erreur :
TOUT automatiser → Système complexe → Impossible à maintenir → Abandon
✅ Solution :
Automatiser ce qui compte → Système simple → Facile à maintenir → Évolution
❌ Erreur :
Automation marche 90% du temps → 10% d'échecs silencieux → Problèmes non détectés
✅ Solution :
Error handling → Alertes sur échec → Fallback manuel → Amélioration continue
Vous avez maintenant :
La seule question qui reste : Quand commencez-vous ?
Chaque jour où vous faites manuellement ce qui pourrait être automatisé, c'est du temps volé à ce qui compte vraiment : la stratégie, la création, les relations humaines.
L'IA et l'automatisation ne sont pas là pour vous remplacer. Elles sont là pour vous amplifier.
Commencez par 1 automatisation. Puis 2. Puis 5.
Dans 90 jours, vous ne reconnaîtrez plus votre façon de travailler.
Formations :
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